La Contabilidad se define como la planificación, conservación, análisis e interpretación de los actividades económico-financieras para un determinado negocio ó actividad Comercial. Cualquier transacción que puede ser expresada en términos monetarios deberá ser registrada en los 'libros contables'.

En caso de que Ud. no tenga conocimientos contables, se recomienda realizar una revisión de la terminología contable a fin de poder entender con mayor claridad las secciones siguientes: Asientos contables, la partida doble, libro diario, libro mayor, el plan de Cuentas contables, etc. A continuación se da una breve explicación de Contabilidad básica y como se realiza en MONICA.

Para registrar las transacciones en la empresa se usa el metodo de 'doble entrada', ó partida doble , es decir se registra hacia donde va el dinero (Débitos) y de donde viene el dinero (Créditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser igual, por ejemplo si Ud. vende un producto, recibe dinero por la mercadería que entrega. La mercaderia se dirige al cliente (débito) y viene de ventas (crédito) .

Para registrar las transacciones se utilizan 'libros' contables, el Libro diario por ejemplo registra las transacciones diarias que ocurren en la empresa: ventas, compras, devoluciones, pagos de alquiler, gastos de oficina, etc. Estas transacciones ó asientos se registran utilizando las cuentas contables las cuales identifican la fuente u origen del dinero, por ejemplo 'Cuentas Corrientes' identifica la cuenta corriente de la empresa, 'Caja' identifica el dinero que tiene la empresa en efectivo.

Las Cuentas Contables han sido estandarizadas por cada país, y conforman lo que se llama el 'Sistema Contable', 'Plan Contable', 'Tabla de cuentas', 'Libro de cuentas', PUC,etc. cada cuenta es codificada y tiene clasificaciones y sub-clasificaciones (ó sub-niveles) que hacen mas fácil el uso y manejo de la contabilidad. MONICA le ofrece la contabilidad legal que se usa en su país, En Colombia el Plan de Cuentas esta adaptado a la legislación que la DIAN a dado al respecto.

En una empresa cualquier cosa de valor que posea la empresa se llama Activo, por ejémplo ctas. ctes. , inventarios, propiedades, etc.. Cualquier cantidad que el negocio deba se llama Pasivo, por ejemplo deudas por prestamo al banco, alquileres atrasados, etc.. El valor del derecho del propietario, ó su inversión en el negocio, se conoce como Capital o patrimonio.

La ecuación que muestra la relación entre los activos y el patrimonio de una empresa se conoce como la ecuación de la contabilidad , la cual se expresa asi:

ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL

La marcha de un negocio se controla en base a los informes financieros, basados, por supuesto en la ecuación básica de la contabilidad. Existen informes como el Balance de Comprobación el cual representa un estado de las cuentas contables, su uso es mayormente operativo para el contador, el cual sera utilizado para obtener El Balance General de la Empresa, el cual expresa la situación en que se encuentran los activos, pasivos y el capital en la empresa en una fecha especifica.

Otro reporte importante es 'Ganancias y Pérdidas' en la empresas tambien conocido como 'Estado de Ingresos', muestran cuales han sido las ventas, los gastos y /o costos para un período determinado y lógicamente si hubo ganancias y/o pérdidas. MONICA, puede preparar para Ud. automaticamente, estos reportes.

El Ciclo de la Contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el ingreso de informacion en los libros y culmina con la emision de los reportes financieros. Para ello se debe definir un 'periodo' generalmente 12 meses (llamado año fiscal) en algunos paises esta reglamentado el período fiscal para ciertas clases de negocios, se pueden tener periodos fiscales de 4, 6, 12 meses, etc. Los asientos se registran en el libro diario, estos asientos son luego transferidos o 'posteados' al libro Mayor ( el cual facilita al contador el analisis de las cuentas) , es decir, los asientos son separados por cada cuenta contable. Con MONICA la transferencia de asientos es automatica, es decir cuando ingresa/modifica una asiento al libro 'Diario', la cuentas automaticamente se actualizan en el 'Mayor' . Al final del periodo se cierran los libros, con el fin de preparar los reportes financieros, y preparar las cuentas para el siguiente período contable ó año fiscal.

CONFIGURACION PARA CONVERSION A CUENTAS NIIF
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